De flesta juridiska problem börjar i det lilla: ett muntligt löfte, ett standardavtal eller ett partnerskap där villkoren aldrig blev ordentligt fastställda. Och när vardagen rullar på är det lätt att låta juridiken hamna i skymundan. Men små misstag kan få stora konsekvenser, särskilt när det gäller avtal, anställningar eller samarbeten. I den här guiden går vi igenom några av de vanligaste affärsjuridiska fällorna och hur du undviker dem.
Otydliga eller ofullständiga avtal
Ett tydligt och korrekt formulerat avtal är en grundförutsättning för fungerande samarbeten. Ändå är det vanligt att företag använder standardavtal som inte är anpassade efter den egna verksamheten, muntliga överenskommelser eller avtal som inte uppdaterats på flera år. Det kan skapa stora problem om något går fel.
Så hanterar du det
- Upprätta skräddarsydda avtal
Utgå alltid från just din verksamhets förutsättningar. Ett bra avtal ska spegla affärsmodellen, riskbilden och affärsrelationen samt innehålla korrekta juridiska formuleringar som håller vid en eventuell tvist. - Tydliggör ansvarsfördelning, betalningsvillkor och vad som gäller vid avtalsbrott
Varje avtal bör klargöra vad parterna förväntas leverera, hur och när betalningen ska ske samt vilka konsekvenser som gäller vid förseningar eller brister. - Se över och uppdatera avtalen regelbundet
Ett avtal är en färskvara. När lagstiftning, affärsvillkor eller verksamheten förändras behöver också avtalen ses över. Detta gäller särskilt vid exempelvis omstruktureringar, förändrade leveransvillkor eller nya samarbeten. - Ta hjälp vid komplexa affärer eller höga ekonomiska värden
Ju större affären är, desto viktigare är det att juridiken håller hela vägen. En affärsjurist kan hjälpa dig att granska, förhandla och utforma avtalet, så att du får ett skydd som håller om något skulle inträffa
Brister i arbetsrätt och anställningsavtal
Personalfrågor och arbetsrätt hör ofta till de områden som skapar juridiska bekymmer. Det gäller särskilt när det handlar om uppsägningar, sjukfrånvaro eller förändringar i organisationen. Här är det avgörande att ha tydliga strukturer redan från början.
Så hanterar du det
- Använd tydliga anställningsavtal som följer gällande lagstiftning och kollektivavtal
Avtalet bör tydligt reglera exempelvis anställningsform, arbetstid, lön, semester, uppsägningstid och eventuella klausuler om lojalitet, sekretess och konkurrens. - Skapa rutiner för dokumentation under hela anställningen
Beslut och förändringar som påverkar anställningsförhållandet, såsom varningar, omplaceringar, frånvaro eller förändrade arbetsuppgifter bör alltid dokumenteras korrekt och konsekvent. - Håll dig uppdaterad
Arbetsrättsliga regler uppdateras löpande genom ny lagstiftning, rättspraxis och kollektivavtalsförändringar. Håll dig informerad eller ta hjälp för att säkerställa att era processer och dokument är uppdaterade. - Sök juridisk rådgivning vid större organisatoriska förändringar
Vid uppsägningar, organisationsförändringar, omstruktureringar eller konflikter är det viktigt att agera i tid och i enlighet med gällande lagstiftning. En jurist kan hjälpa till att minimera risken för tvister eller felbedömningar.
Bolagsrättsliga brister
Frågor som rör bolagsstruktur, ägaravtal och styrelsearbete hör ofta till de områden som kan skapa juridiska utmaningar. Särskilt när bolaget växer, nya ägare kommer in eller större förändringar sker i verksamheten. Här är det avgörande att ha en genomtänkt struktur och tydliga interna regler från början.
Så hanterar du det
- Välja rätt bolagsform från början
Valet av bolagsform påverkar bland annat ansvarsfördelning, beskattning och möjligheten att ta in nya delägare. Säkerställ att bolagsformen passar verksamhetens inriktning, risknivå och framtidsplaner. - Upprätta och underhåll ägaravtal
Ett aktieägaravtal eller kompanjonsavtal är viktigt för att reglera exempelvis ägande, beslutsfattande, utdelningar och vad som gäller vid försäljning eller ägarförändringar. - Följ formkraven för styrelsearbete och bolagsstämmor
Kallelser, protokoll och beslutsunderlag måste upprättas på rätt sätt och i rätt tid. Brister i formalia kan leda till att beslut ogiltigförklaras eller att styrelseledamöter hålls personligt ansvariga. - Planera för ägarförändringar i tid
Ändringar i ägarkretsen, exempelvis vid försäljning, generationsskifte eller när en delägare lämnar bolaget, kräver noggrann juridisk förberedelse. Genom att i förväg reglera hur ägarandelar får överlåtas och vilka villkor som gäller vid in- eller utträde skapas stabilitet och långsiktighet i verksamheten.
Dataskydd och GDPR
Sedan GDPR infördes har kraven på korrekt hantering av personuppgifter skärpts avsevärt. Trots det är osäkerheten fortfarande stor och många företag saknar rutiner, dokumentation eller vetskap om vad som faktiskt gäller.
Så hanterar du det
- Kartlägg vilka personuppgifter ni behandlar och varför
Börja med att identifiera vilka uppgifter ni samlar in, hur de används och vilken rättslig grund som finns för behandlingen. - Upprätta en tydlig dataskyddspolicy och informera berörda
Policyn ska förklara hur ni behandlar personuppgifter, vilka rättigheter de registrerade har och hur ni kan kontaktas vid frågor. - Säkerställ att både interna rutiner och externa avtal är på plats
Inför tydliga processer för lagring, skydd och incidentrapportering – och teckna personuppgiftsbiträdesavtal med leverantörer som hanterar uppgifter åt er.
Kommersiella avtal och affärsrelationer
Samarbeten är ofta en viktig del av företagets tillväxt, men de kan också bli en källa till konflikter om villkoren inte är tydligt reglerade. Otydliga eller ofullständiga avtal är en vanlig orsak till tvister mellan affärspartners – något som både tar tid och kostar pengar.
Så hanterar du det
- Upprätta tydliga och väl anpassade avtal
Utgå från den specifika affärsrelationen. Avtalet bör reglera ansvarsfördelning, betalningsvillkor, leveranskrav, immateriella rättigheter och vad som händer vid eventuella avtalsbrott. - Använd juridiskt granskade avtal för att minimera risken
En jurist kan hjälpa till att säkerställa att avtalet täcker båda parters rättigheter och skyldigheter, att det är juridiskt hållbart och att det fungerar i praktiken – inte bara på pappret. - Se över avtalen vid förändrade förutsättningar
Om samarbetet utvecklas, affärsvillkoren förändras eller nya moment tillkommer är det viktigt att justera avtalet i tid, för att undvika missförstånd och framtida konflikt.
Vad händer om dessa områden inte hanteras?
Att ignorera dessa utmaningar kan få långtgående konsekvenser, från förlorad tid och pengar till skadade affärsrelationer eller rättsliga tvister. Genom att ta kontroll över juridiken och arbetsrutinerna i din verksamhet skapar du en tryggare vardag och en stabil grund för framtida tillväxt.
Tycker du att detta låter krångligt och vill veta hur Ludvig & Co:s erfarna jurister kan hjälpa dig. Boka ett kostnadsfritt behovsmöte.
