Fördelar och nackdelar med att outsourca redovisningen

Sköter ni stora delar av ekonomiarbetet internt, med en ekonom som håller ihop fakturor, löner, rapportering och bokslut? Det kan fungera väldigt bra. Men när kunskapen samlas hos en eller ett fåtal personer blir ekonomifunktionen sårbar, med ett löpande arbete som tar tid från analys och utveckling. Här går vi igenom fördelar och nackdelar med att outsourca redovisningen och hur extern hjälp kan komplettera er interna kompetens.

När mycket vilar på en person

En intern ekonom eller redovisningsansvarig känner ofta verksamheten väl och sitter på värdefull kunskap. Med tiden kan också mycket ansvar samlas hos en enda person.

Det märks kanske inte en vanlig arbetsdag. Men inför semestern behöver arbetet däremot planeras noga, vid sjukdom blir det tydligt vilka uppgifter ingen annan kan ta över, och när bokslutet närmar sig ökar tempot. Då blir också frågan påtaglig: Vad skulle hända om er ekonom plötsligt inte var på plats?

Det här behöver inte betyda att något fungerar dåligt. Men det kan vara värt att fundera över hur personberoende ekonomifunktionen har blivit.

Det löpande arbetet tränger undan analysen

Ekonomiarbetet är fullt av måsten. Fakturor ska hanteras, löner ska bli rätt, avstämningar ska göras och rapporteringen ska bli klar. Mycket styrs dessutom av fasta datum. Momsregistrerade företag ska lämna momsdeklaration även när det inte finns någon moms att redovisa, och aktiebolag ska ha lämnat in årsredovisningen till Bolagsverket senast sju månader efter räkenskapsårets slut för att undvika förseningsavgift.

Det löpande kommer därför först, medan det som saknar deadline lätt får vänta. Det kan vara rapporteringen ni vill utveckla, prognosen ni borde arbeta mer med eller den manuella rutinen som länge borde ha förenklats. Allt fungerar, men känslan av att hinna ikapp infinner sig aldrig riktigt.

Med mer tid för uppföljning kan ni använda siffrorna framåtblickande. Ni ser tydligare vilka projekt, produkter eller delar av verksamheten som är mest lönsamma, fångar avvikelser tidigare och får bättre underlag för beslut.

AI och automatisering förändrar ekonomiarbetet

Digitalisering, automatisering och AI gör att fler återkommande moment kan förenklas. Det betyder inte att den ekonomiska kompetensen blir mindre viktig, men den kan användas på andra sätt. När mindre tid behöver läggas på manuell hantering skapas mer utrymme för analys, prognoser, lönsamhetsfrågor och stöd till verksamheten.

När arbetsuppgifter som tidigare tog mycket tid kan utföras mer effektivt finns det också anledning att fundera över hur företagets ekonomiresurser bäst används. En kombination av intern kompetens och extern hjälp kan i vissa fall innebära att både kapacitet och kostnad bättre följer företagets faktiska behov.

Det leder till en naturlig fråga: Om ekonomiarbetet förändras, behöver ekonomifunktionen fortfarande organiseras på samma sätt som tidigare?

Vad innebär det att outsourca redovisningen?

Att outsourca redovisningen innebär att en extern partner sköter delar av eller hela ekonomiadministrationen åt er. Det behöver inte innebära att hela ekonomifunktionen flyttas ut. För många företag kan en kombination av intern verksamhetskunskap och extern kompetens passa bättre.

En extern partner kan exempelvis ta ansvar för:

• löpande redovisning och avstämningar

• kund- och leverantörsreskontra

• löner och momsrapportering

• ekonomisk rapportering

• bokslut, årsredovisning och deklaration.

Det är också här outsourcing skiljer sig från att köpa hjälp med enstaka redovisningstjänster. När en extern partner tar ansvar för större delar av det löpande ekonomiarbetet blir partnern i praktiken en del av företagets ekonomifunktion.

Företaget behåller verksamhetskunskapen, kontrollen och besluten, men allt behöver inte längre vila på en enda person.

Fem fördelar med att outsourca ekonomin

Det är ofta i företag där några få personer bär mycket av ansvaret som fördelarna med outsourcing av ekonomi märks mest. Här är de fem vanligaste.

1. Fler att luta sig mot

   Om någon är på semester eller blir sjuk finns det fler som kan ta vid. Under arbetstoppar går det att få mer hjälp, och den interna ekonomen slipper bära de komplicerade frågorna ensam.

2. Kapacitet som följer behovet

   Behovet ser dessutom sällan likadant ut under hela året. Vid bokslut, expansion eller systembyte behövs mer stöd, medan det under lugnare perioder räcker med mindre. Med extern hjälp blir det lättare att anpassa stödet efter situationen.

3. Specialister när frågorna blir svåra

   När en mer komplicerad fråga om skatt, moms eller lön dyker upp behöver er ekonom inte lösa allt själv. Hos en större rådgivningsbyrå finns specialister att stämma av med.

4. Mer tid för analys och uppföljning

   När det återkommande arbetet sköts externt får er ekonom tid för analys, prognoser och de frågor där kunskapen om verksamheten behövs mest.

5. Rätt kompetens till rätt kostnad

   En anställd ekonom innebär kostnader för lön, arbetsgivaravgifter, semester och ofta pension. För ett behov som inte fyller en heltidstjänst kan extern hjälp därför vara mer kostnadseffektivt.

Varför outsourca lönehanteringen?

Lönerna är ofta den mest personberoende delen av ekonomiarbetet. I många företag är det bara en person som har full koll på lönerutinerna, och lönerna ska betalas ut rätt och i tid varje månad, oavsett om den personen är på semester eller sjuk.

Lönehanteringen kräver dessutom aktuell regelkunskap om bland annat skatteavdrag, förmåner, semesterlön, sjuklön och kollektivavtal. Arbetsgivardeklarationen lämnas till Skatteverket varje månad på individnivå, så fel och förseningar märks snabbt.

Fördelarna med att outsourca löner brukar vara följande:

• Lönerna betalas ut i tid även när den som brukar sköta dem är borta.
• Ni får tillgång till lönespecialister som följer regeländringarna.
• Er interna ekonom får mer tid för analys och uppföljning.

• Medarbetarna får svar på sina lönefrågor utan att allt hänger på en enda person.

Som arbetsgivare behåller ni ansvaret för att lönerna och arbetsgivardeklarationen blir rätt, medan det praktiska arbetet kan läggas ut.

Finns det nackdelar med outsourcing?

Extern hjälp passar inte alla företag. Ett bra samarbete kräver en tydlig ansvarsfördelning, fungerande informationsflöden och en partner som lär känna verksamheten.

För vissa företag är det också viktigt att behålla delar av ekonomikompetensen nära verksamheten. Att outsourca delar av ekonomifunktionen behöver därför inte betyda att allt lämnas bort. Ofta kan en kombination av intern och extern kompetens vara ett bättre alternativ.

Tecken på att ekonomifunktionen behöver ses över

Det kan vara värt att se över ekonomifunktionen om:

• mycket kunskap och ansvar finns hos en person
• semester och frånvaro kräver mycket planering
• bokslut och arbetstoppar skapar stress
• utveckling och effektivisering ofta får vänta
• er ekonom sällan får tid till analys och uppföljning
• många moment fortfarande hanteras manuellt
• behovet av ekonomiresurser varierar under året

• ni står inför en rekrytering, pensionering eller ett systembyte.

Det betyder inte att den nuvarande lösningen är fel. Kanske har verksamheten, tekniken och möjligheterna förändrats medan sättet att organisera ekonomiarbetet har sett ungefär likadant ut.

För vissa företag är en helt intern ekonomifunktion fortfarande rätt. För andra passar en kombination av intern och extern kompetens bättre. Det viktiga är att hitta ett upplägg som minskar sårbarheten, ger rätt kompetens när den behövs och skapar utrymme att använda ekonomin som stöd för verksamheten.

Se över er ekonomifunktion med en rådgivare

Vill ni resonera kring hur er ekonomifunktion kan organiseras framåt? Prata med en av våra rådgivare. Tillsammans tittar vi på vad som fungerar bra idag, var det finns sårbarheter och vilka delar som skulle kunna göras på ett annat sätt.