Organisationer som bedriver näringsverksamhet är skyldiga att föra bok över alla ekonomiska transaktioner som genomförs under ett räkenskapsår. Detta ligger sedan till grund för bokslutet som visar hur verksamheten har presterat under året. Därefter ska bokföringen, enligt svensk bokföringslag, arkiveras och sparas.
Grundregeln är att all räkenskapsinformation ska sparas i sju år. Exakt när du kan slänga underlag beror dock på flera faktorer, som hur ditt räkenskapsår ser ut samt om du har underlag i fysiskt eller digitalt format.
Har du frågor eller önskar hjälp med din bokföring finns vi på Ludvig & Co här för dig. Våra redovisningskonsulter har erfarenhet av de flesta branscher och kan avlasta dig med hela eller delar av din ekonomihantering.
Hur länge måste man spara bokföring?
Enligt bokföringslagen ska all räkenskapsinformation sparas “i 7 år efter det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.” Det innebär att om du har brutet räkenskapsår som avslutades 30/6 2023 får du tidigast slänga underlagen den 1/1 2031, det vill säga 7 år och 6 månader senare.
Räkenskapsinformation ska också sparas i dess ursprungliga form. Får du in en faktura på papper ska du alltså spara den på papper och får du en faktura elektroniskt ska den sparas elektroniskt.
Med räkenskapsinformation räknas underlag vars innehåll ger information om ditt företags affärshändelser eller bokföringssystem. Det kan handla om:
- Fakturor - till kunder och från leverantörer
- Kvitton - till exempel för anställdas utlägg
- Lönespecifikationer - för anställda
- Inventeringslistor - information om lagersaldon.
- Följesedlar - om dessa innehåller central information som saknas på fakturor
- Programvara och manualer - för kassasystem, bokföringsprogram etc.
- Bokföringsmedia - lösblad, böcker, samt andra hjälpmedel för grundbokföring, huvudbokföring, årsbokslut och årsredovisning.
Digitala och elektroniska underlag
Idag är det mer regel än undantag att du som företagare hanterar din bokföring elektroniskt och digitalt. Elektroniska underlag ska fortsatt sparas i sju år men möjligheten till digital arkivering har förändrat regelverket något.
Elektroniska underlag
Tar du emot en faktura enbart i elektronisk form behöver du inte skriva ut en papperskopia. Du kan självklart göra det för din egen skull men en sparad kopia i papper får inte ersätta ett elektroniskt original. Digitala underlag ska sparas och arkiveras i digitalt format och ska sparas i sju år.
Underlag i pappersform och digitalt
Om du tar emot ett underlag i både pappersform och elektroniskt format, samtidigt eller i nära anslutning till varandra, får du välja i vilken form du vill arkivera det. Väljer du att spara det elektroniska underlaget kan du, i det här fallet, slänga pappret. Det elektroniska underlaget ska sparas i sju år.
Skannade eller fotade fakturor och underlag
Tar du emot ett underlag i pappersform, till exempel ett kvitto eller en faktura, och sen väljer att skanna underlaget och ladda upp det i ditt bokföringsprogram har du tidigare behövt spara det fysiska underlaget i tre år. Från den 1 juli 2024 gällande ändrade regler (vilket Regeringen beslutade om den 22 maj 2024). De nya reglerna innebär att om du sparar räkenskapsinformation i digitalt format kan du välja att kasta originalet och du behöver inte lägga resurser på att spara och förvara papperskvittot. Det elektroniska underlaget behåller du och sparar sedan i minst sju år.
Ansvar för arkivering
Beroende på vilken bolagsform du har kan ansvaret för arkivering se lite olika ut.
Enskilda firmor
Har du en enskild firma vet du att man inte gör skillnad på privatpersoner och företag. Ansvaret för bokföringen i en enskild firma ligger alltså på dig som privatperson. Detta innebär att du som företagare personligen ansvarar för att all bokföring, inklusive kvitton och fakturor, arkiveras.
Du behåller ansvaret även om du skulle avveckla verksamheten och måste se till att all bokföring och underlag sparas i minst sju år.
Aktiebolag
Har du ett aktiebolag så ses bolaget som en juridisk person och separerad från dig som privatperson. Här ligger det yttersta ansvaret för arkivering på den juridiska person som står bakom bolaget.
Det kan givetvis vara du som själv hanterar din bokföring men det kan också handla om en anställd eller en extern redovisningsbyrå. Om du tar hjälp av en extern aktör har denne skyldighet att lämna över all räkenskapsinformation till dig. Detta sker oftast i samband med bokslut eller räkenskapsårsskifte. Om du vill ha avlastning kan vi på Ludvig & Co hjälpa ditt aktiebolag med bokföring.
