Faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden

Det finns två olika metoder för att sköta sin löpande bokföring, faktureringsmetoden eller bokslutsmetoden (även kallad kontantmetoden). Metoderna hanterar bokföringen på olika sätt, var och en med sina för- och nackdelar. Faktureringsmetoden är den allra vanligaste och dessutom obligatorisk så fort företaget når en viss omsättning. Kontantmetoden däremot, brukar anses vara något enklare, både att hantera löpande och att sätta sig in i. 

I den här artikeln djupdyker vi i dessa två bokföringsmetoder och går igenom vad du behöver tänka på för att veta vilken som passar dig och din verksamhet bäst.

Vad innebär faktureringsmetoden?

Faktureringsmetoden innebär att företag bokför sina inkomster och utgifter vid tidpunkten för fakturering, oavsett när betalningen faktiskt mottas eller utförs. Så snart en försäljningsfaktura utfärdas eller en inköpsfaktura tas emot, registreras den i företagets bokföring. Faktureringsmetoden är mer eller mindre standard för aktiebolag och obligatorisk för bolag med en omsättning på över tre miljoner kronor.

I praktiken går det till som så att när en försäljningsfaktura utfärdas, bokförs intäkten som en fordran i företagets bokföring. Det innebär att företaget redovisar en intäkt, även om kunden ännu inte har betalat. På så sätt får man en mer aktuell bild av bolagets intäkter.

På samma sätt, när ett företag mottar en inköpsfaktura, bokförs kostnaden som en skuld. Det innebär att utgiften registreras direkt, även om betalningen till leverantören kommer att ske vid ett senare tillfälle.

Samma sak gäller vid hanteringen av mervärdesskatt (moms). Momsen för sålda och inköpta varor eller tjänster bokförs och redovisas till Skatteverket vid faktureringstillfället, oavsett om betalningen från kunden har mottagits eller inte.

Vad är bokslutsmetoden?

Ett alternativ till faktureringsmetoden är bokslutsmetoden, eller kontantmetoden, som den också kallas.

Till skillnad från faktureringsmetoden, där inkomster och utgifter bokförs i samband med fakturering, hanteras dessa uppgifter i bokslutsmetoden när betalning faktiskt sker. Intäkter registreras i bokföringen endast när en kund har betalat och utgifter när betalning till leverantörer har genomförts.

Bokslutsmetoden fokuserar på företagets faktiska kassaflöden. Det innebär att den ger en direkt bild av pengar som kommer in och går ut ur företaget.

Detta gör metoden särskilt lämplig för små företag eller enskilda näringsidkare som kanske inte har omfattande transaktioner och som föredrar en enklare översikt över deras ekonomiska aktivitet.

Lästips: Mindre företag har sällan krav på revisor

När det gäller momsredovisning, rapporteras momsen i enlighet med betalningar. Momsen för en försäljning redovisas först när betalningen mottas från kunden, och momsen för inköp dras av först när betalningen till leverantören har skett.

Vid räkenskapsårets slut ska även obetalda kund- och leverantörsfakturor bokföras även om bokslutsmetoden tillämpas. Bokföring av fakturor vid betalningstillfället gäller alltså endast löpande under året.

En av de stora fördelarna med bokslutsmetoden är dess enkelhet. Företag behöver inte hantera komplexa fordringar eller skulder i sin bokföring, vilket gör det enklare att följa upp och förstå företagets finansiella situation. Kontantmetoden är ofta mer rakt på sak och lättförståelig för företagare som inte har omfattande erfarenhet av bokföring eller tillgång till avancerade bokföringssystem.

Jämförelse mellan metoderna

Vilken bokföringsmetod är bäst?

Har ditt företag en omsättning som överstiger tre miljoner kronor? Då är valet lätt, då måste du använda dig av faktureringsmetoden. Men om du har en lägre omsättning finns det flera faktorer att ta hänsyn till.

Bokslutsmetoden anses i regel vara enklare och är att föredra om du vill hålla din administration på en lägre nivå. Har du ett lägre antal transaktioner eller tar betalt direkt vid leverans får du enkelt en god överblick över din ekonomi. För vissa företagare blir det lättare att upprätta en budget och göra prognoser baserade på verkliga kassaflöden. Erbjuder du däremot fakturor med längre kredittid kan bokslutsmetoden ge en mindre exakt bild av företagets långsiktiga ekonomiska förpliktelser och tillgångar eftersom den inte inkluderar fordringar eller skulder som ännu inte har reglerats.

Lästips: Vad innebär löpande bokföring?

Med faktureringsmetoden får du en mer detaljerad bild av företagets ekonomiska ställning och du kan ta mer informerade beslut baserade på företagets pågående ekonomiska aktiviteter snarare än enbart dess kassaflöden.

Metoden kan vara särskilt värdefull för företag som hanterar stora volymer av transaktioner eller har långa betalningscykler, eftersom den ger en tydligare bild av företagets tillgångar och skulder vid varje given tidpunkt. Det kräver dock noggrann uppföljning och hantering av fordringar och skulder. Detta kan vara resurskrävande och kräver ofta avancerade bokföringssystem och kvalificerad personal.

Trots sin komplexitet, erbjuder metoden en hög grad av precision i finansiell rapportering, vilket är kritiskt för större företag och de med betydande ekonomiska transaktioner.

Ta gärna kontakt med oss på Ludvig & Co för rådgivning och stöd i vilken bokföringsmetod som är rätt för just din verksamhet och om du är i behov av hjälp med din löpande bokföring.  

Byta från bokslutsmetoden till faktureringsmetoden

Om ditt företag har vuxit och utvecklats över tiden, kan du ha kommit till en punkt då du behöver byta från bokslutsmetoden (kontantmetoden) till faktureringsmetoden. Har omsättningen stigit och numera överstiger tre miljoner kronor måste du byta men det kan även finnas andra skäl till att ett byte är att föredra.

Oavsett skäl så är det enkelt att byta men det finns några saker att ha i åtanke. Först och främst behöver du meddela Skatteverket att du byter faktureringsmetod. Du behöver inte ha något godkännande eller göra en ansökan men du behöver informera om bytet.

Du kan byta metod när som helst, mitt under löpande räkenskapsår, om du så önskar. Detta är kanske dock inte att rekommendera eftersom du då behöver hantera båda metoderna parallellt, under en övergångsperiod. Vi rekommenderar, för enkelhetens skull, att du väntar med att göra bytet i samband med att ett nytt räkenskapsår inleds.

Innan du genomför bytet bör du också säkerställa att du är införstådd på hur du arbetar med den nya metoden samt att bokföringsprogram och ekonomisystem är anpassade för faktureringsmetoden. Detta är dock sällan något problem.

Vill du känna dig trygg i ett sömlöst byte och att din bokföring hanteras korrekt och riktigt kan vi på Ludvig & Co hjälpa till. Våra redovisningskonsulter har bred erfarenhet från de flesta branscher och bolagsformer. Kontakta oss gärna för att höra mer om hur vi kan hantera hela eller delar av din redovisning.