Bokföring är något som de flesta företagare känner till men hur går det löpande arbetet till rent praktiskt?
I denna artikel går vi igenom vad löpande bokföring innebär och utforskar de två vanligaste metoderna: faktureringsmetoden och kontantmetoden.
För dig som enmans- eller fåmansföretagare kan förståelsen och hanteringen av löpande bokföring vara avgörande för företagets framgång. I denna artikel går vi igenom vad löpande bokföring innebär och utforskar de två vanligaste metoderna: faktureringsmetoden och kontantmetoden.
Vad är löpande bokföring?
Löpande bokföring innebär att kontinuerligt dokumentera och hantera alla företagets ekonomiska transaktioner. Syftet är att skapa en tydlig och korrekt bild av företagets ekonomiska ställning. Detta uppnås genom att konsekvent registrera varje ekonomisk händelse som påverkar företagets finanser. Detta inkluderar:
Inköp: Varje inköp som företaget gör, oavsett om det är kontorsmaterial, inventarier, eller tjänster, måste dokumenteras. Exempelvis, om ett företag köper en dator för kontoret för 10 000 kronor, registreras detta som en kostnad i bokföringen.
Försäljning: Varje försäljningstransaktion registreras för att spåra intäkter. Om företaget exempelvis säljer varor till ett värde av 15 000 kronor, bokförs detta som en inkomst.
Löner: Löneutbetalningar till anställda, inklusive skatter och sociala avgifter, bokförs noggrant. Detta säkerställer att företagets lönekostnader redovisas korrekt.
Andra utgifter: Detta kan inkludera allt från hyra för kontorsutrymme till räntekostnader på lån. Varje utgift som företaget har ska dokumenteras.
Vad säger lagen?
Det första du som företagare behöver känna till är att nästan alla näringsverksamheter i Sverige är bokföringsskyldiga. Aktiebolag, handelsbolag, enskilda firmor och andra ekonomiska föreningar och stiftelser är i regel skyldiga att föra bok över sina affärshändelser.
Varje ekonomisk händelse ska bokföras och också vara grundad på ett skriftligt underlag, en så kallad verifikation. Mycket små verksamheter, ideella föreningar, stiftelser och vissa skogs- och jordbruksverksamheter kan utgöra undantag från bokföringsskyldigheten eller ha vissa lättnader. Däremot kan man fortfarande vara rapporteringsskyldig till myndigheter som till exempel Skatteverket.
Om du är osäker på vad som gäller för just din verksamhet bör du kontakta en ekonomisk rådgivare eller redovisningskonsult som kan se över vilka specifika skyldigheter du har.
Om du har ambitionen att sköta din löpande bokföring själv finns det två olika sätt att göra detta på, faktureringsmetoden eller kontantmetoden (även kallad bokslutsmetoden).
Faktureringsmetoden
Faktureringsmetoden, ibland kallad fakturametoden, baseras på principen att intäkter och kostnader bokförs när fakturan skapas, oavsett när betalningen sker. Denna metod ger en mer exakt bild av företagets skulder och fordringar vid en given tidpunkt. För företag som handlar mycket på kredit eller där det finns en tidsförskjutning mellan leverans och betalning, är denna metod särskilt användbar.
Fördelar med Faktureringsmetoden
Förbättrad likviditetsstyrning: Genom att registrera fordringar och skulder vid fakturering, kan företaget effektivt övervaka sitt kassaflöde. Det blir lättare att planera för framtida betalningar och inkomster, vilket är särskilt viktigt för företag som arbetar mycket med krediter.
Synliggör fordringar: Faktureringsmetoden gör det möjligt för företag att hålla noggrann koll på obetalda fakturor. Detta underlättar uppföljning av kundfordringar och optimerar chansen att få betalt i tid.
Finansiell rapportering: Metoden ger en mer exakt bild av företagets ekonomiska ställning vid en specifik tidpunkt, vilket är värdefullt för både interna och externa intressenter som investerare och revisorer.
Faktureringsmetoden ställer dock höga krav på noggrannhet i hantering och uppföljning av fakturor.
Kontantmetoden
Kontantmetoden utgår från faktiska pengaflöden snarare än faktureringsdatum. Metoden är uppskattad för sin enkelhet och direkthet, särskilt bland mindre bolag och enskilda företagare. Denna metod fokuserar på den faktiska tidpunkten för kontanttransaktioner – pengar som kommer in eller går ut ur företaget.
Enligt kontantmetoden bokförs intäkter och utgifter endast när de faktiska in- och utbetalningarna sker. Det betyder att en försäljning inte registreras som en intäkt förrän betalningen tas emot, och en inköpt vara eller tjänst registreras inte som en kostnad förrän betalningen är gjord.
Kontantmetoden lämpar sig främst för små företag och enskilda företagare som inte hanterar komplicerade kredittransaktioner. Exempelvis kan en frilansare som tar betalt direkt efter slutfört arbete använda kontantmetoden för att hålla reda på sina inkomster och utgifter.
Fördelar med kontantmetoden
Enkelheten: Kontantmetoden är enkel att förstå och hantera, vilket gör den idealisk för företagare utan omfattande bokföringskunskaper. Den ger en klar bild av företagets tillgängliga kontanter vid varje given tidpunkt.
Tydlig kassa: För företag som har omedelbar betalning för sina varor eller tjänster, ger kontantmetoden en exakt bild av den faktiska kontantpositionen, vilket underlättar effektiv kassaflödeshantering.
Vilken metod ska jag välja?
Valet mellan fakturerings- eller kontantmetoden beror på flera faktorer som företagets storlek, transaktionstyper, och hur du som företagare vill hantera din bokföring. Om du omsätter över tre miljoner kronor måste du använda dig av faktureringsmetoden. Omsätter du däremot mindre kan kontantmetoden vara ett alternativ som passar dig bättre.
Faktureringsmetoden ger en mer detaljerad och exakt bild av ditt företags ekonomi och passar dig som fakturerar mycket och ger längre betalningsvillkor. Det är dock en metod som kräver mer arbete och uppmärksamhet.
Kontantmetoden är enklare men kan vara mindre exakt i vissa sammanhang. Men är du nystartad, tar betalt direkt och genomför något färre transaktioner är detta ett bra val.
Lästips: Små och nystartade företag har sällan krav på revisor
Skulle det vara så att du av någon anledning vill eller behöver byta bokföringsmetod har du alltid möjlighet till det, du är inte låst till en metod. Oavsett vilken metod du väljer, är det viktigt att vara konsekvent och noggrann. En korrekt löpande bokföring är inte bara en skyldighet utan också ett viktigt verktyg för att fatta välgrundade beslut om ditt företags framtid.
Låt Ludvig & Co hjälpa till
Vikten av att ta hand om sin bokföring kan inte understrykas. Den ska bara fungera. När räkenskapsåret har nått sitt slut ska bokföringen sammanställas i ditt bokslut. Eftersom bokslutet ligger som grund för hur mycket skatt ditt bolag ska betala förstår du hur viktigt det är att bokföringen stämmer.
Men som företagare har du ofta flera saker att fokusera på, en kärnverksamhet till exempel, och det är lätt hänt att bokföringen ibland får stå åt sidan. Vill du hjälp med hela eller delar av din redovisning kan vi på Ludvig & Co hjälpa till. Vi bistår dig med en erfaren redovisningskonsult som kan din bransch. På så sätt kan du känna dig trygg i att den löpande bokföringen sköts korrekt och rätt.
