Redovisningsprogrammen blir allt smartare och enklare att hantera och dessutom gav pandemin digitaliseringen en jätteknuff framåt. Kort sagt: nu finns det inte mycket till tröskel kvar. Har du inte digitaliserat än så gör det nu. Du behöver inte vara ett dataproffs. Välj din egen nivå och hur mycket du vill göra.
Här nedan kan du läsa om hur du på ett enklare och smidigare sätt kan hantera kvitton, leverantörs- och kundfakturor. Men också kan effektivisera projekt och följa upp bokföringen digitalt genom viktiga nyckeltal för din verksamhet.
Här är fördelarna
- Spara tid
- Bättre koll på ekonomin
- Lägg pengarna där de skapar värde – varför betala för att någon ska skanna dina kvitton? Ta vara på din redovisningskonsults kunskaper på allvar – utveckla vad man kan få hjälp med i stället, mer framåtblickande företagsfrågor.
- Sköt allt hemifrån (om du vill) – du kan fortfarande träffa din redovisningskonsult på onlinemöten. Du slipper flytta material fram och tillbaka. Ha allt på ett ställe.
Kvittohantering
Hanterar ni många kvitton och utlägg på ditt företag? Det finns flera sätt att underlätta kvittohanteringen, allt från att använda kreditkort kopplade direkt till bokföringen till appar som du enkelt kan fota kvittot med och skicka in till ditt bokföringsprogram.
Tänk bara på att de papperskvitton som du har behöver sparas. Det finns idag tjänster för att få sina kvitton digitalt, men det fungerar tyvärr inte i alla butiker, men vi närmar oss.
Lästips: Så länge behöver du spara bokföring
Leverantörsfakturor
Fundera en stund på hur mycket tid ditt företag lägger på att hantera leverantörsfakturor? Många företag lägger onödigt mycket tid på att hantera sina leverantörsfakturor.
- Sprätta kuvert
- Sortera efter datum
- Bokföra
- OCR, datum, fakturanummer
- Lägga in på internetbanken
- OCR, betaldatum, fakturanummer
- Bokföra som betald
Listan kan göras längre, men Vad är då lösningen? Jo, att använda ett system som kan hantera leverantörsfakturor digitalt. Be dina leverantörer att skicka fakturorna till er som e-faktura eller som PDF. Dessa kan då skickas rakt in i ditt affärssystem och hanteras digitalt.
Kundfakturor
Skicka digitalt eller frankera, kuvertera och posta? Hur hanterar dit företag påminnelser och inkassoärenden?
Det här är också ett område där det finns mycket tid att spara. Dels genom att använda systemleverantörer som säkerställer att dina kundfakturor innehåller rätt information och rätt summor, dels genom att skicka dina fakturor digitalt. På så sätt underlättar du inte bara för dig själv, utan även för dina kunder. Sannolikt får du även betalt snabbare vilket är positivt för ditt kassaflöde.
Därutöver finns det dessutom system som automatiskt hjälper dig att kolla så att fakturan blivit betald. Om så inte är fallet hjälper systemet dig även med påminnelser och inkassoärenden. Det enda du behöver göra är alltså att se till att fakturan du skickar till kunden är korrekt.
Tid och projekthantering
Har ni flera projekt igång samtidigt och är flera anställda? Då är det läge att titta på ett projekt- och tidrapporteringssystem. Det finns fler uppenbara fördelar med detta jämfört med att hålla koll på sina projekt i Excel, papper eller i en kalender. (Jag har till och med sett tidrapporter på pizzakartonger)
- Fördel 1: Du har koll på vad som ska göras och vad som är gjort, av vem och när det blev klart. Tydligt både för den som administrerar projekten, den som utför arbetet och för kunden.
- Fördel 2: Du vet att den tid och det material som används i projektet kommer med på kundfakturan, med rätt påslag och prislistor för just din kund och grossist.
- Fördel 3: Löner, genom att rapportera tid och frånvaro i ett system så förenklas lönearbetet avsevärt. Den rapporterade tiden läser man över till sitt lönesystem och med minimal handpåläggnings så görs även lönerna rätt.
Det vi hittills har pratat om är saker som händer före eller under själva bokföringsarbetet och allt detta genererar mängder av siffror och data. Så, vad ska du göra med all denna data? Självklart ska du använda den för att följa upp hur företaget/din verksamhet går! Hur gick det senaste projektet? Vilken marginal har vi på materialet vi köper från grossist A, B och C och varför verkar vi alltid gå back på vissa projekt.
Med ett bra system för att ta fram rapporter och nyckeltal så kan du ta ditt företag till nästa nivå. Det finns ingen anledning att gissa eller känna sig fram, all data finns i era system, det gäller bara att få fram den och strukturera upp den så att den enkelt går att förstå och presentera.
Behöver du hjälp att komma igång? Kontakta oss!
