Redovisningsprogrammen blir allt smartare. Kort sagt: nu finns det inte mycket till tröskel kvar. Har du inte digitaliserat än så gör det nu. Du behöver inte vara ett dataproffs. Välj din egen nivå och hur mycket du vill göra.
Här nedan kan du läsa om hur du på ett enklare och smidigare sätt kan hantera kvitton, leverantörs- och kundfakturor. Men också kan effektivisera projekt och följa upp bokföringen digitalt genom viktiga nyckeltal för din verksamhet.
Här är fördelarna
- Spara tid
- Bättre koll på ekonomin, genom snabbare uppföljning
- Lägg pengarna där de skapar värde – varför betala för att någon ska skanna dina kvitton? Använd din redovisningskonsults kunskaper smart – som t ex för att ha en dialog om framåtblickande företagsfrågor kopplat till din verksamhet.
- Sköt allt hemifrån (om du vill) – du slipper hanteringen av fysiska papper. Hur du vill träffa din redovisningskonsult avgör du. Ibland känns det bra med fysiska möten, medans andra gånger är digitala möten smart och effektivt.
Kvittohantering
Hanterar ni många kvitton och utlägg på ditt företag? Det finns flera sätt att underlätta kvittohanteringen, allt från att använda kreditkort kopplade direkt till företagets bokföring eller appar som du enkelt kan fota kvittot med och skicka in till ditt bokföringsprogram.
Men tänk på att de papperskvitton som du har behöver sparas. Idag har vissa butiker tjänster för att leverera sina kvitton digitalt, men tänk på att du behöver samla alla kvitton i din bokföring, oavsett i vilken form du fått kvitton från affären. Bra rutiner för din kvittohantering skapar både tidsvinster och kostnadsbesparingar.
Lästips: Så länge behöver du spara bokföring
Leverantörsfakturor
Fundera en stund på hur mycket tid ditt företag lägger på att hantera leverantörsfakturor? Många företag lägger onödigt mycket tid på att hantera sina leverantörsfakturor, t ex;
- Sprätta kuvert
- Sortera efter datum
- Bokföra, (Då anges bl.a. OCR, datum, fakturanummer)
- Lägga in på internetbanken, (Då anges igen OCR, betaldatum, fakturanummer)
- Bokföra som betald
Genom att hantera leverantörsfakturor digitalt, kapas några av momenten ovan. Leverantörer skickar fakturorna direkt till bokföringsprogrammet som e-faktura eller som PDF och hanteringen kan ske i ett flöde där man bara behöver ange information en gång. I detta flöde hanteras även attest av fakturor innan fakturorna skickas med fil till banken för betalning.
Kundfakturor
Skicka digitalt eller frankera, kuvertera och posta? Hur hanterar dit företag påminnelser och inkassoärenden?
Det här är också ett område där det finns mycket tid att spara. Dels genom att använda systemleverantörer som säkerställer att dina kundfakturor innehåller rätt information och rätt summor, dels genom att skicka dina fakturor digitalt. På så sätt underlättar du inte bara för dig själv, utan även för dina kunder. Sannolikt får du även betalt snabbare vilket är positivt för ditt kassaflöde.
Därutöver finns det dessutom system som automatiskt hjälper dig att kolla så att fakturan blivit betald. Om så inte är fallet hjälper systemet dig även med påminnelser och inkassoärenden. Det enda du behöver göra är alltså att se till att fakturan du skickar till kunden är korrekt.
Tid och projekthantering
Har ni flera projekt igång samtidigt och är flera anställda? Då är ett projekt- och tidrapporteringssystem att föredra. Det finns fler uppenbara fördelar med detta jämfört med att hålla koll på sina projekt i Excel, papper eller i en kalender:
- Du har koll på vad som ska göras och vad som är gjort, av vem och när det blev klart. Tydligt både för den som administrerar projekten, den som utför arbetet och för kunden.
- Du vet att den tid och det material som används i projektet kommer med på kundfakturan, med rätt påslag och prislistor för just din kund och grossist.
- Löner, genom att rapportera tid och frånvaro i ett system så förenklas lönearbetet avsevärt. Den rapporterade tiden läser man över till sitt lönesystem och med minimal handpåläggnings så görs även lönerna rätt.
Har du koll på hur företaget/din verksamhet går? Hur gick det senaste projektet? Vilken marginal har vi på materialet vi köper från grossist A, B och C och varför verkar vi alltid gå back på vissa projekt.
Med ett bra system för att ta fram rapporter och nyckeltal så kan du ta ditt företag till nästa nivå. All data finns i era system, det gäller bara att få fram den och strukturera upp den så att den enkelt går att förstå och presentera. Ta en dialog med din redovisningskonsult, vad är viktigt för dig att följa upp i din verksamhet? Hur ofta vill du följa upp? I vilken typ av rapport anser du att du får en bra uppföljning utifrån dina önskemål.
Behöver du hjälp att komma igång? Kontakta oss!
