När du gör ett större inköp till ditt företag, det kan röra sig om inventarier, maskiner, datorer eller andra tillgångar, kan du välja att göra en avskrivning och dela upp kostnaden för dessa inköp över flera år. Men det finns vissa kriterier för vilka inköp du får och inte får skriva av.
I den här artikeln kommer vi beskriva närmare på vad avskrivningar är, vilka olika metoder det finns att använda sig av samt hur du kan använda avskrivningar i din verksamhet.
Vad menas med avskrivningar?
Avskrivningar används inom redovisning för att fördela kostnaden för en tillgång över så lång tid den beräknas kunna vara användbar, dess ekonomiska livslängd. På så sätt belastar du inte ditt resultat med hela kostnaden och du kan samtidigt använda dig av tillgången i värderingen av bolaget.
Ta som exempel en maskin du köper in för 100 000 kr. Den beräknade livslängden är tio år. Istället för att direkt bokföra hela summan som en kostnad, fördelas kostnaden över tio år, med 10 000 kr i avskrivning per år.
Avskrivningar görs framförallt på materiella tillgångar (maskiner, fordon och liknande) vars värde minskar på grund av naturligt slitage eller föråldrad teknologi. Men det går även att skriva av olika sorters immateriella tillgångar. Det kan handla om till exempel patent, varumärken eller licenser men hur dessa minskar i värde kan vara lite mer komplext. Till skillnad från fysiska tillgångar slits inte dessa inventarier ut utan snarare beror värdeminskningen på hur marknaden förändras eller på teknologisk utveckling.
Skillnad på kostnad och utgift
För att förstå avskrivningar fullt ut behöver man förstå skillnaden på utgift och kostnad.
En utgift uppstår när ett företag spenderar pengar. Detta kan exempelvis vara när företaget köper en vara, som en maskin eller en dator, eller betalar för en tjänst, som rådgivning eller marknadsföring.
Kostnaden, däremot, uppstår när värdet för varan eller tjänsten är förbrukad. En maskin, exempelvis, som köps in med avsikten att användas i verksamheten under tio år anses alltså fortfarande ha ett värde, som minskar över tid. Det är alltså denna värdeminskning som är kostnaden.
När du skriver av en inventarie påverkas resultaträkningen och balansräkningen. Exempelvis, om ditt företag köper en maskin för 100 000 kr med en beräknad användbar livslängd på 5 år, kommer en linjär avskrivning att vara 20 000 kronor per år. I resultaträkningen redovisas värdeminskningen, 20 000 kronor, som en kostnad. Detta påverkar ditt rörelseresultat och nettovinsten minskar med just 20 000 kr.
I balansräkningen redovisas maskinens resterande värde som en tillgång. Det vill säga att ett år efter att du har köpt den här maskinen för 100 000 kronor har du fortfarande kvar ett värde á 80 000 kronor.
Detta ger en mer rättvisande bild över ditt företags ekonomi samtidigt som bolagets resultat inte behöver påverkas av en stor utgift som har tillfört värde till verksamheten.
Varför gör man avskrivningar?
Syftet med avskrivningar är alltså att ge en mer rättvisande och realistisk bild av företagets ekonomiska tillstånd. När ett företag investerar i tillgångar som byggnader, maskiner eller fordon innebär dessa investeringar betydande utgifter. Men till skillnad från utgifter som löner eller råmaterial, vars värde förbrukas omedelbart, bidrar dessa tillgångar till företagets verksamhet över en längre period.
Att direkt räkna hela kostnaden för en sådan tillgång som en utgift under inköpsåret skulle ge en snedvriden bild av företagets ekonomiska prestation det året. Detta eftersom det skulle framstå som att bolaget hade betydligt högre kostnader jämfört med de intäkter som genereras. I verkligheten bidrar tillgången till intäkter över flera år. Avskrivningar möjliggör en systematisk fördelning av kostnaden för tillgången över dess användningsperiod, vilket ger en mer balanserad och rättvis syn på företagets kostnadsstruktur och ekonomiska hälsa över tid.
Lästips: Nyckeltal för företag - Siffrorna som du som företagare bör ha koll på
Avskrivningar spelar också en viktig roll i skatteplaneringen. Genom att skriva av värdet på en tillgång över tid kan ditt företag minska sitt skattepliktiga resultat varje år, vilket kan innebära till potentiella skattebesparingar. Detta är särskilt viktigt för småföretag, där varje skattebesparing kan ha en betydande inverkan på den tillgängliga likviditeten och investeringskapaciteten.
Beräkna avskrivningar
Avskrivningar representerar alltså en varas eller tjänsts förväntade värdeminskning och går att beräkna på några olika sätt. Linjär avskrivning är den absolut vanligaste men beroende på bolagsform kan det även vara möjligt att använda sig av degressiv, produktionsberoende och, i vissa fall, progressiva avskrivningar.
Du som driver enskild firma, handelsbolag eller en ideell förening ska använda dig av K1-reglerna medan aktiebolag behöver använda antingen K2 eller K3.
Linjär avskrivning (Avskrivning enligt plan)
Detta är den enklaste och mest rättframma metoden. Linjär avskrivning, eller avskrivning enligt plan, innebär att en fast andel av tillgångens ursprungliga kostnad avskrivs varje år. Exempelvis, om en maskin kostar 100 000 kr och förväntas ha en livslängd på 10 år, skulle avskrivningen vara 10 000 kr per år.
Degressiv avskrivning
Här minskar avskrivningsbeloppet över tid. Detta är lämpligt för tillgångar som förlorar värde snabbare under de första åren. Till exempel kan en dator som kostar 20 000 kr och har en förväntad livslängd på 5 år avskrivas med 40% det första året, 30% det andra året, och så vidare.
Produktionsberoende avskrivning
Vid produktionsberoende avskrivningar baseras avskrivningen på hur stor andel av den maximala produktionen som har förbrukats. Ett exempel skulle kunna vara en maskin som tillverkar stolar. Maskinen kostar 100 000 kronor och uppskattas kunna tillverka 500 000 stolar under 10 år. Om man under år 1 tillverkar 50 000 stolar (10% av maximal förbrukning) blir avskrivningen 10 000 kronor (10% av värdet). År 2 tillverkas 100 000 stolar (20% av maximal förbrukning) och avskrivningen blir 20 000 kronor, och så vidare.
Progressiv avskrivning
I denna metod ökar avskrivningsbeloppet över tiden. Det är mindre vanligt men kan vara relevant för tillgångar vars användning och värdeförlust ökar över tiden. Ett exempel kan vara specialiserad mjukvara som utvecklas och förbättras över flera år, där värdet och därmed avskrivningen ökar med tiden.
Bokföra avskrivningar
När en anläggningstillgång, som maskiner eller byggnader, förvärvas, registreras den som en tillgång i balansräkningen.
För att sedan bokföra avskrivningar av en tillgång debiterar du kostnaden i relevant avskrivningskonto i kontogrupp 78, och krediterar ackumulerade avskrivningar, i kontogrupp 12. Detta minskar värdet på den aktuella tillgången och ger en korrekt, aktuell bild av verksamhetens ekonomiska ställning och resultat.
Ackumulerade avskrivningar visar verksamhetens totala mängd avskrivningar, uppdelat efter typ av tillgång, för de tillgångar som fortfarande är kvar i bruk.
Lästips: Vad är löpande bokföring - och hur gör man?
Uppskrivning av tillgångar
Något som kan hända, men som är ovanligt, är att en tillgångs värde ökar och överstiger det bokförda värdet. Det finns då möjlighet att göra en uppskrivning av tillgången. Detta gäller dock enbart materiella och finansiella tillgångar, inte immateriella tillgångar.
Viktigt att tänka på är att detta ska göras med försiktighet och det finns flera regler att ta hänsyn till. Uppskrivning är till exempel bara tillåtet för aktiebolag och ekonomiska föreningar och värdeökningen behöver vara bestående, tillförlitlig och väsentlig.
Villkor för att göra avskrivning
För att göra avskrivningar på en tillgång måste vissa villkor vara uppfyllda. Först och främst måste tillgången vara en del av företagets verksamhet och bidra till att generera intäkter. Det innebär att tillgången ska användas i affärsverksamheten och inte enbart vara en finansiell investering.
En annan aspekt är att tillgången ska ha en förväntad användbar livstid som kan uppskattas med rimlig noggrannhet. Avskrivningar är inte tillämpliga på tillgångar som förbrukas omedelbart eller inom en mycket kort tidsperiod. Istället måste tillgången ha en livslängd under vilken den bidrar till företagets verksamhet.
Dessutom måste tillgången ha en betydande kostnad. Inköpspriset ska vara tillräckligt högt för att motivera en fördelning av kostnaden över flera år. Små inköp, som kontorsmaterial, skrivs vanligtvis inte av då de betraktas som löpande utgifter snarare än kapitaltillgångar. Det finns dock möjligheter att slå ihop flera inköp till en inventarie. Kriterierna för dessa är att de inköpta varorna ska höra ihop med varandra. Exempelvis kan du använda totalsumman för flera produkter inköpta till en arbetsstation som grund för avskrivning.
Avskrivningar är nödvändigtvis inte tvingande. Om du gör inköp av inventarier till ett värde av upp till ett halvt prisbasbelopp (57 300 kr 2024) kan du välja att göra en direktavskrivning av hela köpesumman och redovisa det som en kostnad. Om investeringen däremot överstiger ett halvt prisbasbelopp måste du bokföra utgiften som en tillgång och redovisa kostnaden genom avskrivning.
Om du vill ha avlastning med avskrivningar finns Ludvig & Co's kompletta redovisningshjälp till ditt förfogande. När du anlitar oss får du en dedikerad och erfaren redovisningskonsult som kan din marknad så kan du känna dig trygg i att avskrivningarna och resten av den löpande bokföringen sköts korrekt och riktigt.
